Lookup тодорхойлох, Quary үүсгэх

Lookup  тодорхойлох,  Quary  үүсгэх

Хичээлийн агуулга

Ø  Lookup тодорхойлох

Ø  Quiry  үүсгэх

Lookup. Урьдчилан  тодорхойлсон  эсвэл мэдэгдсэн  утгуудаас  сонголт хийж  талбарт  оруулахын  тулд Lookup хэрэгслийг  ашиглана.  Энэ  нь  боломжит  утгуудыг  жагсааж  харуулдаг  ба  хэрэглэгч утгуудаас  сонгож  талбарт  оруулна.

Талбарын  утгуудыг  тодорхойлохдоо :

Ø  Нэмэлт  тодорхойлох  хэсэгт  байгаа Lookup  хэрэгслийг  идэвхжүүлнэ.

Ø  Гарч  ирэх  цонхонд  дараах  заалтууруудыг   өгнө.

o   Display  control – Утгуудын  жагсаалтыг  харуулах  цонхны  төрлийг   зааж  өгнө.  /Text  box, Combo box, List box/

o   Row  source type – Сонголтын  утгууд  нь  өгөгдлийн  сан  дахь  хүснэгт,  талбар, эсвэл  хэрэглэгчийн  тодорхойлсон  утга / Table/Query, Field list, Value list/  байх  эсэхийг  заана.

o   Row  source – утгуудын  жагсаалтыг  цэг  таслалаар /;/ тусгаарлан  зааж өгнө.

o   Bound  column, Column, Count, Column  heads, Column  width –баганын тоо, толгой,  өргөн  зэргийг  зааж  өгнө.  

Query

      Нэг болон хэд хэдэн хүснэгтийг өгөгдлөөс сонгож авах эрэмбэлэх тодорхой нөхцлөөр хайх, тооцоолол хийх, нэгтгэх дүгнэхэд хэрэгтэй мэдээлэл авахад ашиглах объектийг Query гэнэ. Query-н төрлүүдээс хамгийн өргөн хэрэглэгддэг нь select Query юм.

Query үүсгэх: Queries объектийн New-г дарахад Query үүсгэх таван арга бүхий цонх нээгдэнэ. Үүнд:

1. Design view –хэрэглэгч өөрөө бүтцийг тодорхойлон Query үүсгэх

2. Simple Query wizard – бэлэн загьар ашиглан үүсгэх

3. Crosstab Query wizard – загвар ашиглан эмхтгэсэн Query үүсгэх

4. Find duplicates wizard – Бэлэн загвар ашиглан хүснэгт дэх талбарыг давхардуулсан өгөгдлөөр үүсгэх

5. Find unmatched wizard – Загвар ашиглан нэг хүснэгтийн талбарын өгөгдлийг харьцуулан давхцахгүй өгөгдлүүдээр үүсгэх.

1. Мэдээллийн баазын файлаа нээнэ.

2.  Datasheet – Relationship командаар Relationship үүсгэнэ. Үүний тулд Relationship хийх table –уудыг нээн харуулах хэрэгтэй. Relationships – show table командаар мэдээлийн бааз дах table – үүдийн нэрсийг ил гаргана.

3. Нээгдэх Show table харилцах цонхны table хуудсанд байгаа table-үүдийн нэрийг идэвхжүүлж add командын товчлуур дээр дарна. Table-уудын талбаруудын нэрс бүхий цонх гарна.

4. Table-үүдийн талбаруудыг агуулсан цонхны түлхүүр талбаруудыг хулганаар чирч холбоно.

5. Холболтыг хиймэгц Relationship – ийн төрлийг сонгох Edit relationship цонх нээгдэх ба эндээс зохих тохиргоог хийж create командаар холбоо үүсгэнэ.

6. Relationship-ийн 3 хэлбэрийг тус бүрд нь туршин дор хаяж 3 төрлийн холбоос бүхий query байгуулж тус бүрд ньнэр өгч хадгална.

        Relationshipийн  төрлүүд

1.    Тухайн хүснэгтийн 2 талбар ижил тохиолдолд нэгээс нэг гэсэн харьцаагаар  үүсгэнэ.

2.    Олноос нэг холбоос (Ө.х Зүүн хүснэгт олон, баруун хүснэгт 1 гэсэн харьцаа )

3.    Нэгээс олон гэсэн харьцаа (Ө.х Зүүн хүснэгт 1, баруун хүснэгт олон гэсэн харьцаа )   гэх мэт бүх хүснэгтийг холбох хэрэгтэй

7. Database window шилжих объектуудаас table үүсгэсний адил Query объектыг идэвхжүүлэн New командаар өмнө байгуулсан table дээрээ суурилсан Query байгуулах алхамыг хийнэ.

8. Нээгдэх цонхноос Design view командаар Query-г сонгож оруулах талбарын нэрийг сонгоно

a. Field хэсгийн хэсгийн харгалзах багануудад Query-д сонгож оруулах талбарын нэрийг сонгоно. Үүнийг хийхдээ баганыг идэвхжүүлмэгц идэвхжих сумыг нээж уг багананд байрлах жагсаалт дотроос талбарын нэрийгсонгож авна.

b. Table хэсэгт сонгож авсан талбарыг агуулж буй table-н нэр бичигдэнэ.

c. Sort хэсэгт уг сонгож авсан талбарын бичлэгийг эрэмбэлэх бол эрэмбээ сонгоно.

d. Show хэсэгт уг талбарт байрлах өгөгдлийг харагдахаар тохируулахдаа чагт тавина.

e. Criteria хэсэгт сонгож авсан талбараас тодорхой шалгуур бүхий бичлэгийг түүвэрлэн харах шалгуурын нөхцлийг оруулна.

f. Or хэсэгт Criteria хэсэгт оруулах давхар нөхцлийг тодорхой бичнэ.

g. Хэрэв Query-д байрлуулах талбарын утгуудыг аишлан илэрхийлэл зохиох бол Build командын хэрэгсэлдээр хулганаар дарж нээгдэх харилцах цонхонд

9. Save командаар Query-д нэр өгч хадгална.

А)  Тооцоолол хийх: байгууллагын ажилчдын цалин хөлсийг тооцон харуулъя. Үүний тулд “Цалин” гэдэг өгөгдлийн сан үүсгээд доторнь “Анкет” , “Бодолт” гэсэн 2 хүснэгт үүсгэе. “Анкет”“бодолт” гэсэн 2 хүснэгт үүсгэнэ.

“Анкет” хүснэгтийг байгуулъя:

Field name	Data type	Description
БД	Number	Бүртгэлийн дугаар
Нэгж	Text	Ажилладаг хэлтэс, тасаг
Нэрс	Text
Албан тушаал	Text
Үндсэн цалин	Number
Гэрлэсэн эсэх	Yes/no
Ажилласан жил	Number
АО огноо	Date/ time	Ажилд орсон огноо
Хаяг	Text

      View – Datasheet view-г сонгон өгөгдөл оруулна.

БД	Нэгж	Нэрс	Албан тушаал	Үндсэн цалин	Гэрлэсэн эсэх	Ажилласан жил	АО огноо	Хаяг
100	Захиргаа	Баатар	Захирал	300,0		20
101	Дэлгүүр	Даваа	Менежер	220,0		15
102	Худалдаа	Сүрэн	Худалдагч	150,0		8

“Бодолт” хүснэгтийг үүсгэе:

Field name	Data type	Description
БД	number	Бүртгэлийн дугаар
Ажилласан хоног	Number
Нэмэлт	Number
Суутгал	number

БД	Ажилласан хоног	Нэмэлт	Суутгал
100	22	20,0	0,0
101	20	10,0	0,0
102	19	10,0	5,0

1. Queries объектийн new design view-г дарна.

2. Энэ үед show table харилцах цонх үүснэ. Эндээс ашиглагдах хүснэгтүүд буюу “анкет”, “бодолт” –оос сонгоод add-г дарна.

3. “Анкет”, “Бодолт” хүснэгтүүдээ түлхүүр талбар болох БД-ээр нь холбоно.

4. Field мөрөнд хэрэгтэй талбаруудыг сонгон авна. Үүнд: “анкет”-аас БД, нэгж, нэрс, үндсэн цалинг авъя. “Бодолт”-оос Ажилласан хоногийг авъя.

Ажилласан хоногт ногдох цалинг оруулъя. Ингэхдээ шинэ мөрөнд дараах томьёог бичнэ.    АХНЦ:[үндсэн цалин]*[ажилласан хоног]/22